Microsoft ha estado ocupado agregando nuevas herramientas a Office durante los últimos años, y Forms es uno que será útil si desea crear una encuesta, sondeo, cuestionario o cuestionario. Vamos a ver cómo funciona.
Forms es una herramienta gratuita solo en línea, pero deberá iniciar sesión con una cuenta gratuita de Microsoft. Puede exportar todas las respuestas del formulario a Excel (también de uso gratuito en línea) para ver, filtrar y generar informes. Si nunca lo ha usado, ábralo el sitio de formularios y haga clic en el botón verde grande «Inicio» en el medio de la pantalla, o en el enlace «Conexión» en la parte superior derecha. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft o cree una nueva cuenta.
Una vez que haya hecho eso, verá una pantalla de bienvenida si aún no ha creado un formulario, que puede continuar y cerrar.
Cómo crear un formulario
Forms es bastante intuitivo de usar, pero hay algunas campanas y silbidos ocultos si sabe dónde buscar. Vamos a mantenerlo simple creando un cuestionario básico, así que haga clic en «Nuevo formulario» para comenzar.
Esto abre un formulario en blanco. Haga clic en «Formulario sin título» e ingrese un nombre para su cuestionario.
Una vez que haya ingresado un título, tiene la opción de agregar una imagen y una descripción. Por ahora, iremos directamente a las preguntas, así que haga clic en «Agregar pregunta» para comenzar.
Cuando agrega una pregunta, puede elegir el tipo de pregunta: opción múltiple, texto, nota o fecha / hora. Si hace clic en los tres puntos al final, también tendrá la opción de agregar una clasificación, una escala Likert o una pregunta en el Net Promoter Score.
Vamos a ir con una pregunta de opción múltiple. Haga clic en «Opción» para abrir una nueva pregunta de opción múltiple.
Agregue la pregunta y luego agregue las opciones que desea que las personas elijan. Nos quedamos con las dos opciones predeterminadas, pero hicimos la pregunta obligatoria, por lo que la gente tiene que elegir. No existe la opción «Guardar» en Formularios, porque sus datos se guardan automáticamente a medida que avanza. Si desea que las personas puedan elegir más de una de las respuestas que enumera, puede seleccionar la opción “Varias respuestas”.
Cuando haya terminado, puede hacer clic fuera de la pregunta para ver cómo se verán las personas que la completen. (Tenga en cuenta la estrella roja, lo que significa que cualquier persona que complete el formulario debe responder esta pregunta).
Haga clic en «Agregar pregunta» para agregar otra pregunta y continúe hasta que haya agregado todas las preguntas que desee. Haga clic en la opción «Vista previa» en el menú superior derecho para ver el cuestionario completo como lo verían sus usuarios, e intente ingresar respuestas para ver si funciona como se esperaba.
Si desea cambiar el tema del cuestionario, haga clic en la opción «Tema» y elija un color sólido o una imagen de fondo. Si desea utilizar una imagen personalizada para el fondo, hay un botón «Cargar imagen» en la parte inferior derecha.
Antes de compartir su formulario con las personas, puede acceder a algunas configuraciones adicionales haciendo clic en los tres puntos en la parte superior derecha de la página y luego haciendo clic en «Configuración» en el menú.
La única opción de configuración habilitada de forma predeterminada es «Aceptar respuestas». Esto significa que cuando comparta el cuestionario con las personas, ellas podrán completarlo.
Las otras configuraciones le permiten elegir una fecha de inicio y finalización para la cual las personas pueden completar el formulario, ya sea para mezclar aleatoriamente el orden de las preguntas para cada persona que lo abre, si recibe una notificación por correo electrónico cuando alguien completa el cuestionario y la capacidad de personalizar el mensaje de agradecimiento predeterminado que las personas ven cuando completan el cuestionario. Cambie esta configuración como mejor le parezca y estará listo para compartir su cuestionario.
Haz clic en «Compartir» en la parte superior derecha de la página. Esto le dará cuatro opciones para compartir el cuestionario con las personas:
- Un enlace que puede copiar (la opción predeterminada)
- Un código QR que puede descargar como archivo .png
- Una etiqueta HTML que puede incrustar en una página web.
- Un correo electrónico que contiene el enlace.
Si trabaja en una oficina que usa Office 365, es posible que tenga opciones adicionales que le permitan compartir el cuestionario solo con personas de su organización. ¡Seleccione la opción que desee y comparta su cuestionario con la gente!
Cómo mostrar las respuestas a su formulario
Una vez que las personas comiencen a completar su cuestionario, querrá revisar las respuestas. Asumiremos que ha estado haciendo otras cosas durante un tiempo, así que vuelva a iniciar sesión en Formularios y verá su cuestionario en la primera página.
Haz clic en él y luego en la pestaña «Respuestas».
Puede ver las respuestas individuales haciendo clic en «Ver resultados» o puede exportar todas las respuestas a Excel.
Si desea ver un resumen o eliminar las respuestas existentes, haga clic en los tres puntos y elija del menú.
Esta es la base para crear su cuestionario en Microsoft Forms. Hay funciones adicionales para crear un cuestionario y ramificar (que muestran diferentes preguntas basadas en las respuestas del encuestado) si desea explorar más, pero para la mayoría de las personas, este manual cubrirá lo que necesita.