Es posible que esté utilizando Microsoft Excel para organizar limpiamente una lista de correo. Sin embargo, cuando esté listo para imprimir etiquetas de correo, deberá usar la combinación de correspondencia para crearlas en Word desde su lista de Excel. Así es cómo.
Paso uno: prepare su lista de correo
Si ya ha creado una lista de correo en Excel, es seguro omitir esta prueba. Si aún no ha creado la lista, a pesar de la falta de la función de etiqueta de combinación de correspondencia en Excel, le recomendamos encarecidamente que use Excel porque es mejor organizar y administrar los datos que usar una tabla de Word.
Lo primero que debe hacer es crear un encabezado de columna correspondiente a los datos contenidos en cada columna. Coloque estos encabezados en la primera fila de cada columna.
Los encabezados que incluya dependen de la información que planea usar en las etiquetas de correo. Los titulares siempre son interesantes, pero es importante que sepa con qué título pasa alguien antes de crear las etiquetas. Además, si su lista es para empresas y no para particulares, puede omitir los encabezados «Nombre» y «Apellido» y usar simplemente «Nombre de la empresa». Para ilustrar correctamente los pasos, usaremos una lista de distribución personal en este ejemplo. Nuestra lista incluirá los siguientes títulos:
- Nombre de pila
- Apellido
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código postal
Esta es la información estándar que encontrará en las etiquetas de correo directo. Incluso puede insertar imágenes en etiquetas de correo si lo desea, pero ese paso vendrá más adelante en Word.
Una vez que haya terminado de crear los encabezados, siga adelante e ingrese los datos. Una vez que haya terminado, su lista debería verse así:
Continúe, guarde su lista y pasemos a Microsoft Word.
Paso dos: configure etiquetas en Word
Abra un documento de Word en blanco. Luego vaya a la pestaña «Correo» y seleccione «Iniciar correo directo».
En el menú desplegable que aparece, seleccione «Etiquetas».
Aparecerá la ventana «Opciones de etiqueta». Aquí puede seleccionar la marca de su etiqueta y el número de producto. Cuando termine, haga clic en «Aceptar».
Los contornos de su etiqueta ahora aparecerán en Word.
Notar: Si no se muestran los contornos de sus etiquetas, vaya a Diseño> Bordes y seleccione «Mostrar líneas de cuadrícula».
Paso tres: conecte su hoja de cálculo a las etiquetas de Word
Antes de que pueda transferir los datos de Excel a sus etiquetas en Word, debe conectar los dos. De vuelta en la pestaña «Enviando» del documento de Word, seleccione la opción «Seleccionar destinatarios».
Aparecerá un menú desplegable. Seleccione «Usar una lista existente».
Aparecerá el Explorador de archivos de Windows. Úselo para localizar y seleccionar su archivo de lista de correo. Una vez seleccionado el archivo, haga clic en «Abrir».
Aparecerá la ventana «Seleccionar tabla». Si tiene varias hojas en su libro de trabajo, aparecerán aquí. Seleccione el que contiene su lista. Asegúrese de activar la opción «La primera fila de datos contiene encabezados de columna» si aún no está marcada, luego haga clic en «Aceptar».
Sus etiquetas ahora están conectadas a su hoja de cálculo.
Paso cuatro: agregue campos de correo a las etiquetas
Ahora es el momento de agregar los campos de combinación de correspondencia en las etiquetas de Word. Seleccione la primera etiqueta, vaya a la pestaña «Envíos», luego haga clic en «Bloquear dirección».
En la ventana «Insertar bloque de direcciones» que aparece, haga clic en el botón «Correspondencia de campo».
Aparecerá la ventana «Correspondencia de campos». En el grupo «Requerido para el bloque de direcciones», asegúrese de que cada configuración coincida con la columna de su libro de trabajo. Por ejemplo, «Nombre» debe coincidir con «Nombre», y así sucesivamente. Una vez que haya confirmado que todo está configurado correctamente, haga clic en «Aceptar».
De vuelta en la ventana «Insertar bloque de direcciones», verifique la vista previa para asegurarse de que todo se vea bien, luego haga clic en «Aceptar».
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Vuelve a la pestaña «Envíos», luego haz clic en «Actualizar etiquetas».
Una vez seleccionado,
Ahora está listo para completar el correo directo.
Paso cinco: complete el correo directo
Ahora veamos cómo ocurre la magia. En la pestaña «Envíos», haga clic en «Finalizar y fusionar».
En el menú desplegable que aparece, seleccione «Editar documentos individuales».
Aparecerá la ventana «Combinar en nuevo documento». Seleccione «Todos» y luego haga clic en «Aceptar».
Su lista de Excel ahora se fusionará con las etiquetas en Word.
¡Todo lo que tiene que hacer es imprimir sus etiquetas y enviar su correo!