Google Drive es increíble: puede acceder a sus archivos desde cualquier lugar, en casi cualquier dispositivo, y sincronizarlos entre sus computadoras. Pero también hay otra característica interesante: compartir. Si tiene un archivo que alguien necesita, solo se necesitan unos pocos clics (o toques) para enviarle un enlace de descarga.
A continuación, le mostramos cómo generar un enlace para prácticamente cualquier archivo almacenado en su Google Drive, así como también cómo controlar la privacidad del archivo (y el enlace).
Cómo generar un enlace para compartir en Windows, macOS o Chrome OS
Si es usuario de Windows, macOS o Chrome OS y tiene la aplicación Google Drive instalado (que, si no lo hace, debería hacerlo), generar un enlace es muy fácil e incluso se puede hacer directamente desde el Explorador de Windows o el Finder. Cabe señalar que la aplicación Drive está integrada en el administrador de archivos de Chrome OS de forma predeterminada, por lo que es necesario instalar algo más.
(Si no está utilizando la aplicación Drive, vaya a la última sección de esta guía, que explica cómo compartir archivos desde la interfaz web de Drive).
Primero, navegue hasta el archivo que desea compartir. No importa si es un documento, imagen, ejecutable o cualquier otro tipo de archivo, el proceso de compartir es el mismo. Haga clic derecho en el archivo, luego desplácese hacia abajo hasta la entrada de Google Drive en ese menú.
Cuando aparezcan las nuevas opciones de menú, elija «Compartir».
Nota: En macOS y Chrome OS, no existe la opción «Google Drive»: simplemente seleccione «Compartir» (en Chrome OS) o «Compartir usando Google Drive» (en macOS). A partir de ahí, todo lo demás es básicamente igual.
El primer cuadro que aparece le permitirá enviar el enlace a una dirección de correo electrónico específica; puede hacerlo si lo desea, pero dado que estamos hablando de crear enlaces para compartir aquí, avanzaremos algunos pasos.
En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Configuración de uso compartido, hay un botón que dice «Obtener enlace para compartir». Haz click en eso.
Una vez activada esta opción, se completará el enlace. Puede seleccionarlo y luego copiarlo y pegarlo en un correo electrónico, mensaje de chat o en cualquier otro lugar.
Pero todavía hay más control aquí. Cuando genera un enlace de descarga, automáticamente permite que cualquiera que tenga el enlace pueda ver el archivo. Sin embargo, puede cambiar esta configuración mediante el menú desplegable que se encuentra encima del enlace.
Hay varias opciones aquí:
- Discapacitado: Si compartió accidentalmente el archivo, use esta opción para dejar de compartirlo y hacerlo privado nuevamente.
- Cualquiera que tenga el enlace puede modificar: Es más para documentos y similares, pero esencialmente brinda a los usuarios compartidos acceso completo de lectura y escritura. Sin embargo, todavía no pueden eliminarlo de su Drive, eso es solo para el contenido del archivo.
- Cualquiera que tenga el enlace puede comentar: Nuevamente, estos son en su mayoría documentos. Permite a los usuarios compartidos dejar comentarios si lo desean, lo cual es ideal para proyectos en equipo.
- Cualquiera que tenga el enlace puede ver: Los usuarios compartidos solo pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada al compartir un archivo y la mejor opción si está intentando compartir un archivo para descargar.
También hay una opción «Más» en la parte inferior, que le permite cambiar la configuración general de privacidad de archivos:
- Habilitado (público): Básicamente, esto hace que el archivo sea público. Cualquiera puede buscar, encontrar y descargar el archivo.
- Habilitado (enlace): Cualquiera que tenga el enlace puede descargarlo. No necesitan iniciar sesión en su cuenta de Google para hacer esto.
- Discapacitado: Solo personas específicas pueden acceder al archivo. Por lo tanto, se requiere el inicio de sesión de Google.
Sí, eso es mucho para considerar cuando todo lo que está haciendo es compartir un solo archivo. La buena noticia es que Google hace el trabajo pesado aquí, y la acción de compartir predeterminada es bastante privada (su enlace está disponible para todos, pero solo si conocen el enlace), por lo que puede compartir archivos rápida y fácilmente.
Cómo generar un enlace para compartir en Android e iOS
Si necesita vincular en un dispositivo móvil, el proceso es igual de sencillo, aunque las diversas opciones están más ocultas. Por esta razón, vamos a dividir esto en algunas secciones: generar el enlace y controlar el enlace compartido.
Generar enlace
Estoy usando un dispositivo Android para este tutorial, pero la aplicación Drive funciona esencialmente igual en Android e iOS, por lo que debería poder mantenerse al día con cualquier plataforma en la que se encuentre.
Continúe y abra la aplicación Drive, luego navegue hasta el archivo que desea compartir.
Toque el botón de tres puntos en el archivo, luego toque «Compartir enlace». En iOS, en realidad dice «Obtener el enlace».
Aquí es donde ocurre la única diferencia real entre Android e iOS: en iOS, el enlace simplemente se copia en el portapapeles, para que pueda compartirlo. En Android, aparecerá el menú para compartir, que le dará muchas más opciones.
Es probable que su cuadro de diálogo para compartir sea diferente al mío, ya que está organizado de acuerdo con su historial de uso compartido, aplicaciones instaladas, etc. Pero debería poder hacerlo desde aquí; simplemente elija la aplicación en la que desea compartir el archivo. También puede seleccionar la opción «Copiar al portapapeles» si prefiere simplemente copiar el enlace y compartirlo manualmente.
Cómo editar su enlace compartido
Ahora que tiene su enlace compartido, probablemente se esté preguntando dónde están todas las opciones. A diferencia de Windows o Chrome OS, estas opciones no están disponibles directamente en el cuadro de diálogo para compartir. En cambio, están ocultos en el menú Drive del archivo.
Nuevamente, navegue hasta el archivo que compartió y luego presione el botón de menú de tres puntos nuevamente.
Esta vez, sin embargo, presione el botón «i» en el lado derecho del nombre del archivo. Este es el botón de información.
Desplácese un poco hacia abajo hasta que vea la primera subsección después de la información del archivo. Esta sección, «Quién tiene acceso», es donde cambiará la configuración compartida del archivo.
Lo primero que debe hacer aquí es compartir enlaces: dado que ya ha compartido este archivo, se habilitará el uso compartido. La privacidad se establecerá en «Cualquiera que tenga el vínculo puede ver», ya que esta es la acción predeterminada. Si desea cambiar esto, toque el globo ocular / flecha hacia abajo.
Puede cambiar el estado a «Puede editar», «Puede ver» o «Desactivado» (para cancelar el uso compartido de archivos). Pan comido.
Alternativamente, también puede agregar personas específicas al archivo si desea compartirlo con usuarios individuales. Simplemente haga clic en el botón «Agregar personas» en la sección «Quién tiene acceso».
Y eso es todo lo que hay que hacer.
Cómo generar un enlace compartido en la web
Si no usa ninguna aplicación incorporada (o si simplemente no las ha instalado), también puede compartir archivos directamente desde el Sitio web de Drive. En realidad, el proceso es muy similar a las aplicaciones nativas en Windows, macOS y Chrome OS.
En el sitio web de Drive, navegue hasta el archivo que desea compartir y luego haga clic con el botón derecho en él. Me encanta que la web moderna sea compatible con este tipo de cosas.
Puede elegir entre varias opciones: Compartir u Obtener un enlace para compartir. Ambos hacen básicamente lo mismo, aunque el primero ofrece más opciones. Este último simplemente genera el enlace para compartir y facilita la copia. Para esta sección del tutorial, estoy usando el método «Compartir».
Una vez que haga clic en el botón Compartir, aparecerá un cuadro de diálogo para compartir. Haga clic en el enlace «Obtener enlace para compartir» en la esquina superior derecha, que básicamente activará la función para compartir. Desde allí, puede copiar el enlace, agregar direcciones de correo electrónico específicas para compartir y cambiar la privacidad del archivo.
Al hacer clic en la lista desplegable justo encima del enlace, puede cambiar el poder de los usuarios compartidos en el archivo:
- Discapacitado: Si compartió accidentalmente el archivo, use esta opción para dejar de compartirlo y hacerlo privado nuevamente.
- Cualquiera que tenga el enlace puede modificar: Es más para documentos y similares, pero básicamente brinda a los usuarios compartidos acceso completo de lectura / escritura. Sin embargo, todavía no pueden eliminarlo de su Drive, eso es solo para el contenido del archivo.
- Cualquiera que tenga el enlace puede comentar: Nuevamente, estos son en su mayoría documentos. Permite a los usuarios compartidos dejar comentarios si lo desean, lo cual es ideal para proyectos en equipo.
- Cualquiera que tenga el enlace puede ver: Los usuarios compartidos solo pueden ver el archivo, pero no pueden editarlo de ninguna manera. Esta es la acción predeterminada al compartir un archivo y la mejor opción si está intentando compartir un archivo para descargar.
También hay una opción «Más» en la parte inferior, que le permite cambiar la configuración general de privacidad de archivos:
- Habilitado (público): Básicamente, esto hace que el archivo sea público. Cualquiera puede buscar, encontrar y descargar el archivo.
- Habilitado (enlace): Cualquiera que tenga el enlace puede descargarlo. No necesitan iniciar sesión en su cuenta de Google para hacer esto.
- Discapacitado: Solo personas específicas pueden acceder al archivo. Por lo tanto, se requiere el inicio de sesión de Google.
Una vez que haya configurado todo de la manera que desea, simplemente haga clic en Guardar (o en Listo si no ha ingresado al menú «Más»). Y esto es todo.
Si bien no es una solución dedicada para compartir archivos, Drive es ideal si desea compartir un archivo con un compañero de trabajo, un familiar, un amigo o similares. Es una excelente solución dos en uno para almacenar y compartir archivos rápida y fácilmente, todo con acceso esencialmente universal.