Demasiados datos en una sola columna pueden dificultar la lectura de la hoja de cálculo de Microsoft Excel. Para mejorarlo, debería considerar dividir su columna usando las funciones «Texto a columnas» o «Relleno rápido».
«Texto a columnas» reemplazará su única columna con varias columnas utilizando los mismos datos. «Relleno flash» replicará los datos, dividiéndolos en nuevas columnas individuales y dejando la columna original intacta.
Cómo usar texto en columnas en Excel
Microsoft Excel incluye una función especial que le permite dividir columnas muy largas. Para ello, separa las columnas mediante delimitadores, como comas o punto y coma, que dividen los datos.
La función funciona con Text to Columns, a la que puede acceder desde la pestaña «Datos» desde la barra de cinta de Microsoft Excel.
Para probar esta funcionalidad, usaremos un conjunto de datos (una lista de empleados, que muestra nombres, fechas de nacimiento y otra información) en una sola columna. Cada sección de datos está en una sola celda, separada por un punto y coma.
Primero deberá seleccionar las celdas que contienen sus datos (celdas A1 a A12 en el ejemplo anterior).
En la pestaña «Datos» de Excel, haga clic en el botón «Texto a columnas» ubicado en la sección «Herramientas de datos».
Esto abrirá la ventana «Asistente de conversión de texto a columnas» y le permitirá comenzar a separar sus datos. En las opciones, seleccione el botón de opción «Delimitado» y haga clic en «Siguiente» para continuar.
De forma predeterminada, Excel elegirá intentar separar los datos de sus columnas únicas por cada pestaña que encuentre. Esto está bien, pero para nuestro ejemplo estamos usando datos separados por punto y coma.
Elija su opción de delimitador en el menú lateral. Para nuestro ejemplo, nuestro delimitador elegido es un punto y coma.
Puede ver cómo se verán los datos convertidos en la sección «Vista previa de datos» en la parte inferior del menú.
Una vez que esté listo, haga clic en «Siguiente» para continuar.
Ahora necesita definir los tipos de celda para cada columna. Por ejemplo, si tiene una columna con fechas, puede establecer el formato de fecha apropiado para esa columna. De forma predeterminada, cada columna se establecerá en el parámetro «General».
Con esta opción, Excel intentará establecer automáticamente el tipo de datos para cada columna. Para configurarlos manualmente, primero haga clic en su columna en la sección «Vista previa de datos». Desde allí, seleccione el tipo de datos apropiado en la sección «Formato de datos de columna».
Si desea ignorar completamente una columna, seleccione su columna y luego elija la opción «No importar columna (ignorar)». Haga clic en «Finalizar» para iniciar la conversión.
Su única columna separará cada sección, usando delimitadores, en columnas individuales usando las opciones de formato de celda que seleccionó.
Cómo usar Flash Fill en Excel
Si desea mantener intactos sus datos originales, pero aún así separar los datos, puede utilizar la función «Relleno rápido» en su lugar.
Usando nuestra lista de empleados de ejemplo, tenemos una fila de encabezado de una sola columna (columna A), con un delimitador de punto y coma que separa cada bit de datos.
Para usar la función «Relleno flash», comience escribiendo los encabezados de columna en la fila 1. Para nuestro ejemplo, «ID de empleado» iría a la celda B1, «Nombre de pila» en la celda C1, etc.
Para cada columna, seleccione su fila de encabezado. Comience con B1 (el encabezado «ID de empleado» en este ejemplo) y luego en la sección «Herramientas de datos» de la pestaña «Datos», haga clic en el botón «Relleno rápido».
Cada nueva columna se llenará con los datos de la columna original, utilizando la primera o segunda fila inicial como guía para elegir los datos correctos.
En el ejemplo anterior, la columna larga (columna A) se ha dividido en seis nuevas columnas (B a G).
Dado que el diseño de las filas 1 a 12 es el mismo, la función «Relleno flash» puede copiar y separar datos, utilizando la fila de encabezado y el primer bit de datos.