Además del método tradicional de enviar un documento de Microsoft Word a otras personas como un archivo adjunto de correo electrónico, también puede cargar y compartir su documento desde la nube. Todo lo que necesita para comenzar es una cuenta de OneDrive. Así es cómo.
Guardar un documento de Word en la nube es fácil y solo requiere unos pocos pasos de su parte. Sin embargo, para lograr esto, necesitará una cuenta de OneDrive. Si es un suscriptor de Microsoft 365 u Office 365, ya tiene uno. De lo contrario, cree una cuenta de Microsoft e inicie sesión en OneDrive.
Una vez que haya configurado su cuenta de OneDrive, abra el documento de Word que desea compartir. Una vez abierto, seleccione el botón «Compartir», ubicado en la esquina superior derecha de la ventana.
Una vez seleccionado, aparecerá la ventana «Compartir». Hay algunas opciones para elegir aquí. En el grupo «Adjuntar una copia en su lugar», puede elegir enviar su documento como un archivo adjunto de Word o PDF. Si selecciona una de estas opciones, su cliente de correo electrónico predeterminado se abrirá con el archivo definido adjunto.
Sin embargo, lo que nos interesa es compartirlo desde OneDrive. Para hacer esto, seleccione su cuenta «OneDrive» en «Compartir».
Una vez seleccionado, Word comenzará a cargar una copia de su documento en OneDrive. Puede que tarde unos minutos en función del tamaño del documento.
La ventana «Enviar enlace» aparecerá una vez que se haya descargado el documento. De forma predeterminada, cualquiera que tenga el vínculo puede editar. Si desea cambiar esta configuración, marque la casilla «Cualquiera con el vínculo puede cambiar».
En la siguiente ventana, desmarque la casilla junto a (1) «Permitir modificación» para eliminar el privilegio. Esto hace que el documento sea de solo lectura. También puede (2) establecer una fecha de vencimiento y / o (3) establecer una contraseña para mejorar la seguridad de los documentos. Una vez que haya ajustado la configuración, seleccione «Aplicar».
Finalmente, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario y haga clic en «Enviar».
El destinatario recibirá un correo electrónico que le dará acceso al documento. Asegúrese de revisar su carpeta de correo no deseado si es el destinatario de la invitación, ya que a veces se marca.
Alternativamente, puede copiar el enlace para compartir y enviar el enlace directamente al destinatario en una aplicación de chat como Slack o Zoom. Para ello, seleccione la opción «Copiar enlace».
En la siguiente ventana, seleccione «Copiar».
El enlace ahora está copiado en su portapapeles y listo para ser compartido. Una vez que el destinatario reciba el enlace, podrá acceder al documento.