Con OneDrive, es fácil compartir archivos y carpetas de forma segura y sencilla con otras personas. No necesitarán instalar ninguna aplicación especial ni crear una nueva cuenta. De hecho, pueden usar cualquier navegador web para acceder a los archivos que comparte con ellos. Y tienes el control total en tus manos: tus archivos solo se compartirán con las personas que elijas. En este artículo, le mostraremos cómo compartir archivos y carpetas desde su OneDrive, y los diferentes permisos que quizás desee conocer antes de compartir.
Comparta un archivo o carpeta desde el escritorio
En Windows 8.1, OneDrive estaba integrado en el sistema operativo a través de una aplicación que no se podía desinstalar, y se podía acceder fácilmente a la configuración desde la configuración de la PC. Gracias a la aplicación moderna, los usuarios pudieron cargar fácilmente sus archivos y carpetas, e incluso compartirlos sin tener que usar la interfaz web de OneDrive todo el tiempo. OneDrive para Windows 10 ofrece una mejor integración con el Explorador de archivos. Estás a solo un clic de compartir un enlace de archivo o carpeta.
Hay muchos beneficios de compartir un archivo como enlace, especialmente cuando se envía por correo electrónico. Los servidores pueden rechazar los correos electrónicos cuando los archivos adjuntos son demasiado grandes, e incluso si un correo electrónico grande llega a su destinatario, es posible que el destinatario no esté contento de tener un archivo adjunto grande en su buzón. OneDrive facilita compartir un enlace a un archivo que se puede enviar por correo electrónico, Facebook o mensaje de texto.
Abra OneDrive en el Explorador de archivos y busque el archivo o carpeta que desea compartir. Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta para mostrar el menú contextual y seleccione «Compartir un enlace de OneDrive».
Después de unos segundos, aparecerá una notificación para informarle que se ha preparado un enlace.
Abra el cliente de correo e ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario del archivo. Haga clic con el botón derecho y elija «Pegar» en el cuerpo del mensaje de correo electrónico para pegar el enlace de OneDrive compartido. Al recibir el mensaje, el destinatario solo tiene que hacer clic en el enlace para acceder a su archivo compartido.
Aunque este enlace solo otorga acceso al documento o carpeta para el que se generó, no hay nada que identifique quién utilizó el enlace y se puede compartir con cualquier persona. Si desea tener más control, es posible que desee compartir desde la interfaz web, lo que le permitirá compartir con direcciones de correo electrónico específicas y otorgar acceso limitado al archivo.
Comparta un archivo o carpeta desde OneDrive.com
Abra OneDrive en el Explorador de archivos y busque el archivo o carpeta que desea compartir. Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta para mostrar el menú contextual y seleccione «Más opciones para compartir de OneDrive».
Una vez que haga clic en esta opción, su navegador web predeterminado abrirá OneDrive a las opciones para compartir de la carpeta compartida en particular. Luego, elija una de las siguientes opciones para compartir.
Invitar a la gente
Elija esta opción si desea otorgar permisos a personas o grupos específicos para un elemento. Esto le permite eliminar el permiso para individuos o grupos específicos más adelante si es necesario. En el cuadro «Para», ingrese cualquier dirección de correo electrónico o nombre de contacto de la lista. Agregue una nota a los destinatarios si lo desea. Para cambiar el nivel de permiso, toque o haga clic en «Los destinatarios solo pueden ver» o «Los destinatarios pueden editar».
- Si elige «Los destinatarios solo pueden ver», los destinatarios que invite pueden ver, descargar o copiar los archivos que comparte.
- Si elige «Los destinatarios pueden editar», los destinatarios pueden usar Office Online para editar documentos de Office sin iniciar sesión. Para realizar otros cambios (como agregar o eliminar archivos en una carpeta), los destinatarios deben iniciar sesión con una cuenta de Microsoft.
- Si elige «Los destinatarios pueden editar» y un destinatario reenvía el mensaje, cualquiera que lo reciba también puede editar el elemento que está compartiendo. Las personas con permisos de edición también pueden invitar a otras personas a tener permisos de edición en el elemento. Esto puede ser un problema de seguridad para algunos usuarios. Sin embargo, siempre puede volver a la configuración de «Compartir» para eliminar a cualquier persona que no desee que acceda a la carpeta compartida.
Si desea que los destinatarios siempre inicien sesión con una cuenta de Microsoft (incluso para ver el elemento que está compartiendo), elija «Los destinatarios deben iniciar sesión con una cuenta de Microsoft». Esto es para evitar que otros accedan al elemento compartido si un destinatario reenvía su mensaje. Toque o haga clic en «Compartir» para guardar la configuración de permisos y enviar un mensaje con un enlace al elemento. Si comparte un elemento con personas que no tienen una cuenta de Microsoft, pueden crear una de forma gratuita.
Obtener el enlace
Elija esta opción para compartir elementos con muchas personas que quizás ni siquiera conozca personalmente. Puede utilizar estos enlaces para publicar en Facebook, LinkedIn, correo electrónico o texto. Cualquiera que reciba el enlace puede ver, copiar y descargar el elemento. Los destinatarios pueden incluso reenviar el mensaje. Elija el tipo de enlace que desee. Los permisos para el elemento se actualizan automáticamente cuando crea el vínculo.
- Solo visualización: cuando comparte un elemento con este tipo de vínculo, los destinatarios pueden ver, copiar o descargar los elementos sin iniciar sesión. También pueden reenviar el enlace a otras personas.
- Editar: cuando comparte un elemento con este tipo de vínculo, los destinatarios pueden editar archivos específicos y pueden agregar, copiar, mover, renombrar o incluso eliminar archivos en una carpeta compartida. Los destinatarios pueden reenviar el enlace, editar la lista de personas que comparten los archivos o la carpeta e incluso cambiar los permisos de sus destinatarios.
Finalmente, toque o haga clic en «Crear un enlace».
Para publicar el enlace en un sitio de red social, toque o haga clic en el icono de red social. Si desea incluir el enlace en un mensaje de texto o en un documento impreso, puede acortar el enlace. Toque o haga clic en «Acortar enlace» para acortar la URL.
Dejar de compartir un archivo o carpeta
No puede dejar de compartir o controlar los permisos a través de un escritorio. Tienes que hacer esto a través del sitio web de OneDrive. Para ver todos los elementos que ha compartido, toque o haga clic en «Compartido» en el panel izquierdo, luego toque o haga clic en «Compartido por mí».
Si es el propietario del elemento o tiene permisos de edición, puede dejar de compartir un elemento o cambiar los permisos que tienen otros. Marque la casilla del elemento compartido, luego toque o haga clic en «Compartir» en la barra en la parte superior de la página.
En «Compartido con», seleccione los permisos que desea cambiar. Puede cambiar los permisos entre editar y solo ver, y dejar de compartir a través de los enlaces que creó.
Para concluir este artículo, compartir archivos y carpetas es bastante sencillo. Y tienes el control total en tus manos: tus archivos solo se compartirán con las personas que elijas. Solo ten mucho cuidado con los permisos.