PowerPoint tiene funciones útiles que permiten a otras personas realizar cambios o dejar comentarios en sus presentaciones. Incluso puede co-crear una presentación en tiempo real si tiene una suscripción a Microsoft 365 (antes Office 365). A continuación, se explica cómo colaborar con otros en PowerPoint.
Compartir una presentación
Antes de que otros puedan trabajar en una presentación contigo, debes compartirla con ellos. Para hacer esto, abra la presentación que desea compartir, luego haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha.
Aparecerá un banner delante de su presentación. Lo primero que debe tener en cuenta es la sección «Compartir». Aquí, verá los dos métodos para compartir la presentación y cualquier persona con la que la haya compartido antes.
Con el método para compartir «Invitar personas», puede hacer lo siguiente:
- Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea colaborar.
- Deje una nota para los destinatarios.
- Asignar permisos de lectura y escritura o de solo lectura.
- Como capa adicional de seguridad, elija si desea que los destinatarios tengan una cuenta de Microsoft.
- Comparta su presentación.
Si elige la opción «Obtener enlace» en su lugar, asigne permisos de lectura / escritura o de solo lectura a la persona que recibe el enlace, luego haga clic en «Crear enlace».
Aparecerá su enlace.
Una vez creado su enlace, puede compartirlo con quien quiera que colabore en su presentación. Recuerde que cualquier persona que tenga este enlace puede acceder a su presentación con los privilegios que le haya asignado, así que tenga cuidado con quién la comparte.
Colabora en una presentación
Una vez que haya compartido su presentación, es hora de comenzar a colaborar. Hay varias herramientas útiles que hacen que la colaboración sea más eficiente. Los repasaremos a continuación, así que asegúrese de aprovecharlos al máximo.
¿Quién trabaja donde?
PowerPoint le muestra quién está viendo o editando una presentación actualmente, así como en qué parte están trabajando. Cuando alguien esté trabajando en una presentación contigo, verás una miniatura con el nombre de esa persona en la esquina superior derecha.
Haga clic en la miniatura para ver quién es y qué diapositiva está modificando. Si desea ir a esta diapositiva, haga clic en «Ir a la ubicación».
Verá la sección de la diapositiva en la que está trabajando la otra persona.
También puede ver dónde está la otra persona en todo momento en la vista en miniatura de las diapositivas de la izquierda.
Deja comentarios para otros
También puede dejar comentarios para que otras personas con las que colabora para que los lean a su conveniencia. Para dejar un comentario, resalte un texto o un tema, luego haga clic en «Nuevo comentario» en el menú que aparece.
Escriba su comentario en el cuadro de texto, luego haga clic en el ícono de flecha para dejarlo.
La próxima vez que esa persona esté trabajando en la presentación, verá un icono de burbuja de mensaje en la diapositiva con el comentario.
Para leer un comentario, haga clic en «Comentarios» en la esquina superior derecha.
Para responder a un comentario, simplemente ingrese su respuesta en el cuadro de texto, luego haga clic en el ícono de flecha.
Características premium
PowerPoint también ofrece algunas características premium para colaboradores. Uno de ellos es el chat en tiempo real. Simplemente haga clic en la miniatura de la persona con la que desea chatear, luego seleccione «Chatear» en el menú que aparece.
Sin embargo, no es un buen reemplazo para los comentarios. Nadie más puede ver su chat y se elimina tan pronto como cierra el archivo.
Otra característica premium interesante es el historial de versiones. PowerPoint 365 almacena cada versión de su presentación de diapositivas. Esto significa que puede volver atrás y ver, restaurar y / o descargar versiones anteriores.
Para acceder a esta función, haga clic en «Archivo», haga clic en «Información» en el panel que aparece, luego seleccione «Versiones anteriores». Sin embargo, esta opción aparecerá atenuada si no es un suscriptor premium.
En general, una buena colaboración en cualquier proyecto se reduce a la comunicación. PowerPoint facilita esto a los suscriptores normales y premium, aunque algunos métodos son más optimizados que otros.