Microsoft Office 2016 ha mejorado sus funciones de colaboración para que varios autores puedan trabajar en un documento en tiempo real. Puede compartir un documento en OneDrive y ver quién está trabajando en él, e incluso obtener un vínculo para enviar a otras personas y acceder fácilmente al documento.
Usaremos Word en este artículo para demostrar cómo colaborar en documentos; sin embargo, esta función de colaboración en tiempo real también está disponible en Excel y PowerPoint.
Para comenzar, abra el documento que desea compartir y haga clic en el botón «Compartir» en la barra de la cinta en la esquina superior derecha de la ventana de Word.
NOTA: Antes de configurar su documento para compartir, debe asegurarse de tener una carpeta compartida en su cuenta de OneDrive. O puede utilizar la carpeta «Pública» que existe en su cuenta predeterminada.
Aparece el panel «Compartir». Para guardar el documento en la carpeta que compartió en su cuenta de OneDrive, haga clic en «Guardar en la nube».
En la pantalla «Guardar como» entre bastidores, seleccione la ubicación compartida donde desea guardar su documento, o haga clic en el botón «Examinar» para seleccionar una ubicación en su cuenta de OneDrive que no esté en la lista reciente.
Si es necesario, navegue hasta la carpeta compartida en el cuadro de diálogo «Guardar como». Si desea cambiar el nombre del archivo, ingrese un nuevo nombre en el cuadro de edición «Nombre de archivo». Haga clic en «Guardar».
Regresa al documento y el panel «Compartir» se conecta y le permite invitar a personas a ver o editar el archivo o simplemente verlo. Para invitar a alguien a colaborar en el documento, ingrese la dirección de correo electrónico de ese usuario en el cuadro de edición «Invitar personas». Seleccione si «Puede editar» o «Puede ver» en la lista desplegable. Si desea enviar un mensaje personalizado, ingréselo en el cuadro «Incluir mensaje». Para compartir el documento, haga clic en «Compartir».
El usuario se agrega a la lista de personas con las que compartió el documento.
También puede especificar si desea «Siempre» o «Nunca» compartir los cambios automáticamente o que se le pregunte («Preguntarme») cada vez que se realice un cambio seleccionando una opción de la lista desplegable «Compartir cambios automáticamente». Modificaciones ”.
El usuario con el que compartiste el documento recibe un correo electrónico similar a la siguiente imagen. Hacen clic en «Ver en OneDrive» para acceder al documento.
NOTA: Puede obtener fácilmente un enlace al documento compartido para poder enviarlo por correo electrónico a los usuarios haciendo clic en «Obtener enlace compartido» en la parte inferior del panel «Compartir».
Aparecen dos botones en el panel «Compartir». Si desea enviar un enlace que permita a un usuario ver y modificar el documento, haga clic en el botón «Crear enlace de modificación». Para enviar un vínculo que solo permita a un usuario ver el documento y no editarlo, haga clic en el botón «Crear vínculo de solo lectura».
Aparece el cuadro «Editar enlace» que contiene la URL para acceder al documento con los permisos adecuados. Haga clic en el botón «Copiar» a la derecha del cuadro para copiar la URL de modo que pueda compartir el enlace en un correo electrónico, por ejemplo.
Al hacer clic en el enlace que el usuario recibe por correo electrónico, se abre el documento en la versión en línea de la aplicación de Office 2016 correspondiente.
Cuando el usuario comience a editar el documento, aparecerá una ventana emergente que le indicará que un «invitado está editando este documento».
Los cambios realizados por la otra persona aparecen como texto resaltado en su instancia del documento.
Si ha permitido que un usuario edite un documento y luego cambió de opinión, puede cambiar fácilmente los permisos de ese usuario. Haga clic con el botón derecho en el nombre del usuario en la lista y seleccione «Cambiar permiso para: Puede ver». También puede ir al revés, dando permiso a un usuario para editar el documento después de permitirle verlo.
Si ha terminado de compartir el documento con un usuario, puede dejar de permitir que el usuario vea o edite el documento. Haga clic con el botón derecho en el nombre del usuario en la lista y seleccione «Eliminar usuario» en el menú contextual.
Para cerrar el panel «Compartir», haga clic en la «X» en la esquina superior derecha del panel.
Ya sea que esté trabajando en un proyecto grande o pequeño, esta nueva característica de colaboración en Office 2016 con edición en tiempo real e integración en la nube con OneDrive es poderosa.