No es necesario agruparse en la misma computadora o enviar archivos por correo electrónico si desea colaborar con otras personas. Todos pueden editar la misma copia del documento, incluso pueden editarlo juntos en tiempo real.
Recomendamos Google Docs porque es una solución de colaboración más madura y tenemos la mayor experiencia con ella. Office Online de Microsoft adquirió recientemente capacidades de coautoría en tiempo real, por lo que también puede valer la pena echarle un vistazo.
Documentos de Google
Google Docs es la suite ofimática de Google. Como la mayoría de los servicios de Google, esta es una aplicación gratuita a la que accede en su navegador web. Los archivos que crea en Google Docs se guardan en Google Drive y se asocian con su cuenta de Google. Dado que estos archivos se encuentran en línea en lugar de en su computadora, es fácil para usted compartir el documento con otras personas. Google controla el documento y puede dárselo a otras personas.
Para utilizar Google Docs para la colaboración, vaya a Sitio web de Google Drive e inicie sesión con su cuenta de Google. Haga clic en el botón Crear y seleccione el tipo de documento en el que desea trabajar para crear un nuevo documento. También puede abrir un documento existente almacenado en Google Drive o cargar un documento desde su computadora.
Con el documento abierto, haga clic en el botón Compartir. Puede colocar el cursor sobre este botón para ver quién tiene acceso a este documento.
Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea colaborar en el documento. Las personas que agregue tienen permiso de edición de forma predeterminada, pero también puede restringirlas a comentar o ver solo el documento. El permiso «Puede ver» es útil si solo desea mostrar un documento a las personas.
De forma predeterminada, las personas recibirán un correo electrónico cuando comparta el documento con ellas. El correo electrónico contiene un enlace al documento para que puedan editarlo con usted. Si no está trabajando en el documento, está bien: pueden editarlo y verá sus cambios cuando vuelva al documento más tarde.
Cuando varias personas están trabajando en un documento, verá varios cursores de entrada de texto. Verá lo que otras personas están escribiendo en el documento en tiempo real, por lo que puede colaborar en un documento complicado sin toparse entre sí y tener que resolver ediciones conflictivas más tarde. Incluso hay una función de chat que puede usar para hablar con sus coautores.
Para ver una lista de los documentos compartidos con usted, puede hacer clic en la categoría Compartidos conmigo en Google Drive.
Oficina online
Office Online de Microsoft se conocía anteriormente como Office Web Apps. Esta es una versión web completamente gratuita de Microsoft Office a la que puede acceder en su navegador. Debido a que esta es una aplicación web, no es el Microsoft Office completo y es más limitado. Puede colaborar con las versiones de escritorio de Microsoft Office, pero no es una solución de colaboración tan madura como ofrece Google Docs. Por ejemplo, solo una persona puede trabajar en el mismo párrafo a la vez cuando colabora en Office 2013.
Office Online está disponible en Office.com. Requiere una cuenta de Microsoft y guarda sus documentos en el servicio de almacenamiento de archivos OneDrive (anteriormente conocido como SkyDrive) de Microsoft.
Para comenzar, visite el sitio de Office Online y abra la aplicación que desee, o visite el sitio de OneDrive y abra un documento existente. Con un documento abierto, haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la página. También puede hacer clic en el menú ARCHIVO en la cinta, hacer clic en Compartir y seleccionar Compartir con personas.
Ingrese las direcciones de correo electrónico con las que desea compartir y elija los permisos que desea otorgar. Puede elegir si las personas con las que comparte el documento pueden editarlo y si necesitarán una cuenta de Microsoft para hacerlo.
Las personas con las que comparta el documento recibirán invitaciones por correo electrónico con un enlace a su documento. Pueden abrir el documento, hacer clic en el botón Editar y seleccionar Editar en Word Online para trabajar en él. Puede administrar la lista de personas autorizadas a ver o editar el documento desde el panel Compartir.
Hay muchas otras formas de trabajar en los mismos documentos en tiempo real en Internet, pero probablemente sea mejor que se quede con esas funciones de colaboración. Google Docs y Office Online lo facilitan e incluyen potentes aplicaciones de oficina para trabajar.