Nunca parece haber un final para los correos electrónicos, las llamadas y las tareas que deben completarse en un día. Es prácticamente imposible mantenerse al tanto de su trabajo sin un poco de ayuda. Hemos reunido una lista de 8 trucos esenciales para el lugar de trabajo impulsados por la tecnología para ayudar a impulsar la productividad y mantener la cordura.
1. Configura tu teléfono en «No molestar»
Casi todo el mundo tiene el instinto de revisar su teléfono inmediatamente cuando siente la vibración en su bolsillo o escucha el suave ping de su teléfono. Simplemente configurando su teléfono en No molestar durante los momentos clave de su día, puede ayudar a eliminar distracciones innecesarias.
Lo más probable es lo que se puede esperar.
2. Utilice «Voz a texto» para dictar
Pocas personas pueden escribir tan rápido como pueden. Al utilizar software como Dragon o Watson de IBM, podrá realizar tareas de manera mucho más eficiente.
Actualmente, hay varias versiones disponibles. Entonces, incluso si estás en una industria que tiene mucho lenguaje o jerga específicos, como el campo médico, aún puedes obtener uno que reconozca cada palabra que dices.
3. Utilice lentes o filtros de luz azul
Este truco puede ser un salvavidas. Un número creciente de estudios muestran que el tiempo que los humanos pasan frente a fuentes que emiten luz azul puede tener efectos negativos. Estos pueden variar desde dolores de cabeza y fatiga visual hasta problemas para dormir.
Los anteojos de luz azul o los filtros de monitor pueden ayudar a aliviar estos problemas a un costo mínimo.
4. Utilice programas de conferencias telefónicas en línea
Los programas como Slack y Whatsapp pueden ser de gran ayuda para la productividad de un equipo. Ofrecen la posibilidad de estar siempre conectados. Ahora ya no hay que esperar un correo electrónico de respuesta. Puede configurar grupos individuales para incluir solo los miembros del equipo necesarios. Dado que existen aplicaciones de escritorio y móviles, puede organizar reuniones independientemente de dónde se encuentre su equipo actualmente.
Si se requiere una videollamada, hay una gran cantidad de opciones que incluyen MS Team, Zooom o Skype for Business. Todos ellos ofrecen formatos fáciles de usar para que su equipo trabaje en conjunto.
5. Comparte calendarios de Outlook
Este truco es probablemente uno de los más fáciles de ignorar. Siempre que hay una reunión, tratar de encontrar el momento más conveniente puede ser un problema. Simplemente compartiendo un calendario de Outlook, cada miembro del equipo podrá ver lo que están haciendo otros miembros. Esto reducirá la cantidad de comunicación necesaria para programar reuniones y, como beneficio adicional, es una manera fácil de recordar el cumpleaños de todos.
6. Uso de macros para optimizar el flujo de trabajo
El uso de macros realmente puede ayudar a agilizar las tareas repetitivas que forman parte de su día. Microsoft Suite y Google Docs son capaces de ejecutar macros personalizadas. Dedique unos minutos a aprender lo que pueden hacer para que pueda ver cómo su productividad aumenta rápidamente.
7. Cree listas de tareas prioritarias diarias
Al crear una lista de tareas prioritarias para usted y su equipo, puede asegurarse de que todos estén a la altura de la tarea.
Hay muchas aplicaciones que te ayudarán a hacer esto. Simplemente busque su tienda de aplicaciones favorita. Luego, comience por crear una lista de todo lo que debe hacerse con la fecha límite para cada artículo de línea. Luego divida los elementos en categorías; urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y ni importante ni urgente.
Una vez que haya hecho eso, será fácil decidir qué se debe hacer y qué puede esperar. Seamos realistas: mucho de lo que podemos hacer es esperar.
8. Toma descansos tecnológicos
Si bien esto no es técnicamente un truco tecnológico, es un gran truco mental. Una vez por hora, tómate un breve descanso. Levántese de su escritorio y estírese o camine hacia el enfriador de agua. Simplemente alejándose de la tecnología durante unos minutos, puede reiniciar y continuar con el trabajo de manera mucho más eficiente.
Sin embargo, hay una clave para este truco. No se tome un descanso de la tecnología yendo a su teléfono o revisando su correo electrónico.
Es una ruptura con la tarea y no con la tecnología. Pruébelo y si no siente que puede levantarse una vez por hora, pruébelo Regla 20-20-20. Se necesita un descanso cada 20 minutos para concentrarse en algo que está a 20 pies de distancia durante 20 segundos. El solo hecho de enfocarse en algo más lejano durante unos segundos puede ayudarlo a mantenerse enfocado.
Pensamientos finales
En el mundo actual, todos intentamos ser lo más eficientes posible. Prueba estos trucos. Verá absolutamente un aumento en su productividad.